João estava cuidando de um projeto especialíssimo. Estudava todas as nuances, objetivos, formas de coloca-lo em prática e gerar resultados para a empresa. Fechado em seu mundo, sem discutir saídas ou ações possíveis com colegas, e até chefias, chegou a uma encruzilhada. Nada vinha a sua mente. De outro lado, na mesma sala, Geraldo tocava outros projetos. Experiente, aberto a debates e troca de ideias, ele estava ali a poucos metros de João e com a solução! Mas nem um, nem outro, sabiam como compartilhar seus anseios na cultura da empresa. Muito tempo e dinheiro em horas, investimento que poderia ter sido melhor canalizado.

Esse e tantos outros casos acontecem diariamente nas empresas pelo mundo afora. A depender do segmento do negócio, mais problemas surgem na comunicação interna. Faltam investimentos em processos que viabilizem a troca de ideias, de notícias e informações. E não se trata apenas de criar grupos no Facebook, WhatsApp, Google. Trata-se de mudar a cultura existente internamente. De promover a abertura que possibilita a geração de insights, ideias renovadoras, de compreender que quanto mais comunicação aberta, compartilhada e disponível, melhores resultados a empresa alcança.

Veja algumas dicas que temos para encarar esses ruídos:

1)    Contrate um profissional: não ponha sua comunicação, qualquer que seja, para públicos externos ou internos, nas mãos de quem não tem a formação necessária. Busque no mercado quem possa apoiar a criação, o planejamento e até a execução do plano no dia a dia. Você quer resolver o seu problema? Então coloque em mãos profissionais. Quando você precisa de um médico, procura um administrador? Não, não é mesmo?

2)    Desafie sua equipe a pensar comunicação: reúna o time e faça uma grande tempestade de ideias. Abra geral para ouvir os problemas, as soluções. Não se feche a nada que vier dessa chuva. Organize tudo, avalie, diagnostique. Terá em mãos um tesouro.

3)    Planeje as ações: de posse de todas as informações que o time jogou à mesa, ponha a cabeça para funcionar. Analise o seu público, o espaço físico, as estratégias que tens para a empresa. Sistematize tudo em ações em ordem de prioridade.

4)    Eleja uma comissão de ação: crie um processo que eleja o grupo de gestão dessa comunicação interna. Eles têm a responsabilidade de colocar em andamento o plano produzido, avaliar o que acontece nos resultados, fazer a roda girar. Essa comissão deve ser mudada a cada período definido pela diretoria.

5)    Encontre a ferramenta certa: nas ações a serem executadas haverá certamente atividades internas, impressos, e claro, uso das mídias digitais. Encontre um sistema que seja adequado ao tamanho da sua empresa parar gerir, engajar e promover a circulação das informações de forma ágil e profissional.

Siga esses passos, e também sua expertise para encontrar o melhor caminho. Não deixe que a confusão na comunicação faça sua empresa naufragar. Sucesso!

* Salvador Neto é jornalista, consultor em comunicação, especialista em planejamento da comunicação, diretor da agência Salvador Neto Comunicação. É editor do Blog Palavra Livre (www.palavralivre.com.br), apresenta o programa de entrevistas Xeque Mate na TV Babitonga Canal 9 da NET Joinville (SC) (www.babitonga.tv.br) e é profissional com mais de 20 anos de atuação na comunicação em diversos setores.