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Porta-Voz: Porque uma organização precisa ter um

A fim de aprimorar o relacionamento com a imprensa e, de modo geral, com o público externo, muitas organizações nomeiam um porta-voz para representá-las. Tal profissional assume a responsabilidade de ser o representante da marca. Qualquer situação que seja necessário um posicionamento por parte da empresa, —  para transmitir a opinião ou visão da companhia — cabe ao porta-voz o pronunciamento oficial sobre determinado assunto.

Vale ressaltar que a seleção do profissional para ocupar tal posto precisa ser executada de forma estratégia. Afinal, há grande responsabilidade em desempenhar a função. Qualquer deslize cometido pode ser extremamente banal para imagem e reputação da empresa. Além disso, é imprescindível que o porta-voz ocupe um cargo de alto valor hierárquico.

Para executar um bom trabalho à frente do cargo é primordial, antes de tudo, dominar questões técnicas e, claro, ser um expert em comunicação. Lidar constantemente com jornalistas de redação e veículos de imprensa não é tarefa fácil. Entretanto, para capacitar e aperfeiçoar a performance de porta-vozes, há treinamentos específicos. O famoso media training. O curso de aptidão é ministrado geralmente por assessorias de imprensa e profissionais de comunicação corporativa que possuem ampla experiência no assunto. 

Função do porta-voz 

A rotina de trabalho de quem atua nessa posição costuma ser bem agitada. Claro, a complexidade de agenda sofre alterações de acordo com o perfil da empresa, seja high ou low profile, por exemplo. Há corporações que devido ao seu tamanho — grande quantidade de funcionários — optam por nomear mais de um porta-voz. Nesses casos, a divisão de tarefas acaba sendo distribuída e dividida por setor, região ou holding. 

No geral, a função do porta-voz é bem abrangente e contempla uma variedade de obrigações. O comunicador age diretamente em entrevistas coletivas, eventos corporativos, lançamento de produtos, conferência de resultados e, principalmente, na gestão de crise. 

Para que a função seja exercida com afinco e eficiência, é obrigatório que o colaborador esteja preparado em todos os aspectos. Na prática, o porta-voz precisa dominar assuntos que estejam tanto no contexto interno quanto no âmbito externo à organização. Ou seja, não basta conhecer de forma superficial o mercado de atuação, é preciso compreendê-lo.

Gestão de crise 

Gerir uma crise é sempre um momento muito delicado para qualquer companhia. É preciso trilhar um caminho de forma estratégica para que a imagem e reputação da empresa não sofram danos irreversíveis. Eis que surge uma das principais funções de um porta-voz. A atuação do profissional nesse tipo de cenário precisa ser cirúrgica para amenizar ou até mesmo conter a situação reversa.

Evidentemente, o porta-voz não estará desamparado e à mercê do próprio conhecimento. As assessorias de imprensa coordenam ações para gerir crise de forma assertiva. Geralmente, há um manual de instruções e bastantes treinamentos intensivos para possíveis cenários instáveis. De qualquer forma, o jogo de cintura e habilidade emocional e comunicativa do porta-voz são o que vão determinar o resultado final. 

Media training 

É fundamental que qualquer profissional que assuma o posto de porta-voz de alguma organização passe em determinado período da carreira por um media training. O treinamento para aprender e aperfeiçoar o relacionamento com jornalistas de redação é extremamente importante para lidar com constantes entrevistas, momentos de crise e até mesmo se comunicar em grande público, no caso de eventos corporativos

Relacionamento com a imprensa

Conforme mencionado acima, tal colaborador precisa se aprofundar em todos os assuntos que estejam interligados à companhia. Inclusive, estreitar o relacionamento com a imprensa responsável por cobrir o segmento de atuação da empresa em que atua. Não basta simplesmente conduzir a entrevista, é necessário também manter uma comunicação mais humanizada. Por exemplo, conhecer a fundo os jornalistas que estão ali “diariamente”, os veículos de comunicação. Isso traz resultados expressivos na relação com a mídia. 

Concluindo…

É fundamental nomear um porta-voz para representar de forma oficial a comunicação da empresa. A nomeação precisa ser estratégica para que o desempenho seja positivo. Incluir esse processo dentro de uma organização contribui para melhorar o relacionamento com jornalistas de redação e a mídia em geral. Tal função centraliza e mantém o discurso da marca alinhado. Afinal, não é qualquer colaborador que pode responder e se posicionar em nome da empresa diante dos veículos de comunicação.

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Imprensa – Jamais deixe de falar com os jornalistas

Observando a cena brasileira dos últimos tempos, noto que muitas lideranças políticas, empresariais, religiosas, e outras, parecem ter desaprendido que os meios de comunicação são essenciais para seus negócios, propósitos, estratégia, e claro, para a comunicação que cria, lança, mantém, o derruba, marcas e nomes públicos.

Passaram a tomar como régua apenas as redes sociais. Engano grave. Redes Sociais são importantes na vida digital que vivemos, mas não tem a mesma credibilidade que jornais, sites de grandes veículos de comunicação, jornalistas, e todos com as suas próprias redes sociais. Quando um jornalista procura alguém para perguntar, entrevistas, tirar dúvidas, atenda-o. Há seis anos escrevi um artigo aqui sobre isso, e resolvi republicar para relembrar que o contato respeitoso, profissional e rápido com jornalistas é fundamental. Aí vai para quem desejar ler:

“Um dos erros mais sérios para empresas, personalidades empresariais, esportivas, ou organizações sociais e não governamentais é a falta de transparência de seus atos, a inexistência de atendimento profissional da sua comunicação, e com isso, a inabilidade em se relacionar com os jornalistas que buscam a informação necessária para suas pautas. Normalmente isso acontece nas crises diante de problemas que empresas e negócios enfrentam – ambientais, trabalhistas, fotos inadequadas, declarações impensadas, entre outros. Normalmente a visão distorcida é que a imprensa e mídia em geral só desejam falar de erros em busca de audiência. Engano fatal.

A notícia é um formato de divulgação de um acontecimento por meios jornalísticos. É a matéria-prima do Jornalismo, normalmente reconhecida como algum dado ou evento socialmente relevante que merece publicação. Fatos políticos, sociais, econômicos, culturais, naturais e outros podem ser notícia se afetarem indivíduos ou grupos significativos para um determinado veículo de imprensa. Geralmente, a notícia tem conotação negativa, justamente por ser excepcional, anormal ou de grande impacto social, como acidentes, tragédias, guerras e golpes de estado. Notícias têm valor jornalístico apenas quando acabaram de acontecer, ou quando não foram noticiadas previamente por nenhum veículo.

A “arte” do Jornalismo é escolher os assuntos que mais interessam ao público e apresentá-los de modo atraente. Nem todo texto jornalístico é noticioso, mas toda notícia é potencialmente objeto de apuração jornalística. Quatro fatores principais influenciam na qualidade da notícia:

– Novidade: a notícia deve conter informações novas, e não repetir as já conhecidas
– Proximidade: quanto mais próximo do leitor for o local do evento, mais interesse a notícia gera, porque implica mais diretamente na vida do leitor
– Tamanho: tanto o que for muito grande quanto o que for muito pequeno atrai a atenção do público
– Relevância: notícia deve ser importante, ou, pelo menos, significativa. Acontecimentos banais, corriqueiros, geralmente não interessam ao público

Portanto, quando um jornalista procurar você, sua empresa, buscando esclarecimentos sobre determinado fato que aconteceu, ou que poderá acontecer (fontes fornecem ao jornalista os fatos mesmo que você tente encobrir), não deixe de atender. Jamais negue informação. Nunca mande somente uma nota fria, principalmente sem qualquer contato pessoal seu ou de sua assessoria de imprensa. Aliás, profissionalizar a gestão da comunicação dos seus negócios é uma estratégia inteligente e estratégica. Uma crise de imagem mal gerida pode atingir o coração dos seus negócios.

Por isso seguem algumas dicas importantes que a Salvador Neto Comunicação oferece e pratica com seus clientes:

– Quando um jornalista telefona ou envia uma mensagem eletrônica solicitando uma informação ou entrevista, analise o tema e veja qual o profissional ou dirigente mais adequado a responder sobre o assunto

– Após identificar qual o porta-voz ou fonte mais adequada e preparada para falar sobre o tema, compreender a ocorrência e debater sobre, retorne ao jornalista indicando ao jornalista as formas de contato (telefone, celular, horários)

– Jamais passe contatos do especialista à imprensa sem antes consultá-lo, pois você deve deixar o mesmo à par da situação e da ocorrência, e também oferecer ao jornalista alguém que  efetivamente possa dar informações sobre o assunto e disponível.

– Sempre atenda o jornalista com cordialidade, rapidez e melhor, pessoalmente. Em casos extremos, se convoca inclusive uma entrevista coletiva com quem estiver mais preparado sobre o tema”.

* Escrito pelo jornalista Salvador Neto há seis anos, profissional experiente na gestão da comunicação de inúmeras empresas, políticos e personalidades, especialista em gestão de crises de imagem e marketing digital, atua há mais de 30 anos na comunicação.